Per molto tempo il rapporto utente-sistema gestionale è stato nettamente sbilanciato dal lato utente.
In linea generale un sistema gestionale, anche evoluto, si pone sostanzialmente in modo piuttosto inerte nei confronti dell’utilizzatore. Questo significa che se non è l’utilizzatore che agisce ed interroga o sollecita il sistema a dare delle risposte, ben raramente avviene il contrario, cioè non è il sistema che manifesta degli eventi o delle necessità, bensì è l’uomo … a farlo al posto suo.
E’ possibile affermare, quindi, che un sistema “tradizionale” è un soggetto passivo, perché la parte attiva è demandata all’utente. Con i sistemi di Workflow si è superata questa fase di inerzia dei sistemi, ponendoli ad un livello sicuramente più elevato e fornendoli di una certa dinamicità ed “intelligenza”.

Naturalmente un ERP che racchiude un sistema di Workflow nativo è in grado di porsi da subito ad un livello di interattività maggiore rispetto ad altri che ne sono privi. ITACME ha da molto tempo racchiuso un Workflow Management System nei suoi prodotti che consente di parametrizzare, monitorare e rendere proattivo l’ERP. I nostri consulenti o i key user del cliente possono, grazie ad esso, definire il flusso delle diverse attività che si articolano e si svolgono sul sistema, inserendo anche livelli di autorizzazione ed i controlli che ciascun flusso richiede.

Grazie al Workflow Management System è quindi possibile, a titolo di esempio, mappare il flusso di gestione delle offerte a cliente, o degli ordini a fornitore, definendo il percorso che essi devono effettuare nei vari enti aziendali e cosa a loro è richiesto svolgere per perfezionarli, autorizzarli, renderli esecutivi ecc. ecc.

Con modalità analoghe si può mappare il flusso che sta alla base di un nuovo prodotto, o di un nuovo progetto aziendale, schedulandone le attività e raccogliendo via via i costi scatenati dalle attività stesse, che consentiranno poi di determinare i tempi e gli investimenti dedicati.

GESTIONE FLUSSI DI AUTORIZZAZIONE
L’organizzazione aziendale è tipicamente piramidale. Man mano che si sale nei differenti livelli gerarchici aumentano le responsabilità, questo è un principio ovvio. Altrettanto ovvio è il fatto che nell’operatività quotidiana devono essere assunte delle decisioni.
DNA Workflow Management permette di definire il livello fino al quale un ente o una singola figura aziendale può spingersi nel prendere tali decisioni. Gli ambiti di applicazione sono i più disparati e, solo per fare esempi concreti, gli ambiti più comuni di applicazione dei livelli di autorizzazione possono essere: l’autorizzazione alla firma di documenti fino ad un certo importo, la certificazione di completamento di una scheda tecnica di prodotto, la certificazione di un determinato fornitore, la disposizione di pagamenti fino ad un certo importo.
DNA Workflow Management interagisce e governa queste attività svolte da DNA ERP Core e di tutti gli altri prodotti di ITACME.

GESTIONE DEI FLUSSI DI PROCESSO
DNA Workflow Management fornisce la possibilità di mappare il processo delle informazioni strategiche all’interno dell’azienda. Le entità fondamentali e strutturali di DNA possono essere subordinate al workflow.

La definizione del percorso delle informazioni, gli enti aziendali che partecipano alle attività di definizione o di completamento dei dati, i dati stessi che i diversi soggetti dell’azienda sono chiamati a definire, sono parametrizzabili mediante semplici tabelle di definizione.

L’applicazione del workflow nei differenti contesti aziendali migliora la qualità delle informazioni, riduce drasticamente l’assenza o l’errata imputazione dei dati ed abbrevia i tempi di esecuzione legati alla quotidianità.

Il workflow è in grado di monitorare le code di processo delle informazioni e calcolarne i tempi di smaltimento, creando la possibilità di conoscere il tempo che rimane per il raggiungimento di ogni singolo obiettivo